Microsoft Copilot in Excel: Daten effizienter verarbeiten
Wie der KI-gestützte Assistent die Zukunft der Tabellenkalkulation verändert
Von: Fabio Basler
Die Einführung von Microsoft Copilot in Excel stellt einen Meilenstein für die Tabellenkalkulation dar. Mit der Integration von künstlicher Intelligenz (KI) in Excel wird der gesamte Datenanalyse- und Automatisierungsprozess neu definiert. Copilot übernimmt dabei Aufgaben, die bisher manuell ausgeführt werden mussten, und steigert dadurch die Effizienz erheblich. Die Frage, die sich viele stellen, lautet: Wird Microsoft Copilot die Arbeit in Excel grundlegend verändern und hält der Copilot in Excel was er verspricht?
Was ist der Copilot in Excel?
Der Copilot ist ein KI-basierter Assistent, der direkt in Microsoft Excel und weiteren Microsoft 365-Anwendungen integriert ist. Dank der Partnerschaft mit OpenAI kann Microsoft die GPT-Technologie hinter dem Large Language Model (LLM) ChatGPT nutzen, um generative KI-Funktionen bereitzustellen.
Diese Funktionen unterstützen Benutzer bei alltäglichen Aufgaben wie der Analyse großer Datensätze, der Erstellung von Formeln, Pivot-Tabellen, Diagrammen, sowie bei der Identifizierung von Trends und Ausreißern in den Daten.
Ein wesentliches Merkmal von Copilot ist die Möglichkeit, durch natürliche Sprache mit dem Assistenten zu interagieren, was die Barriere für komplexe Auswertungen deutlich senkt. Anstatt manuell Formeln zu schreiben, können Benutzer dem Copilot einfache Anweisungen geben, wie z. B. „Zeige die Umsatzentwicklung vom letzten Monat“, und die entsprechenden Ergebnisse werden automatisch generiert.
Die ersten Schritte mit Microsoft Copilot
Die Nutzung von Copilot in Excel erfordert ein Microsoft 365-Abonnement mit einer speziellen Copilot-Pro-Lizenz.
Aus technischer Sicht zu beachten ist, dass die Excel-Daten als dynamische Tabellen formatiert und in OneDrive gespeichert werden müssen, damit der Copilot sie verarbeiten kann. Sind diese Voraussetzungen erfüllt, steht der Copilot in der Start-Registerkarte von Excel zur Verfügung und kann direkt über das Menüband gestartet werden.
Neu in Excel: Der Copilot (Symbol rechts).
Tipp: Mit einem Rechtsklick auf das Symbol „Copilot“ und „Zu Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen“ ist das Klickfeld jederzeit startbereit in deiner Symbolleiste.
Sobald die Anwendung bereit ist, können Benutzer per Text- oder Spracheingabe mit Copilot kommunizieren. Das Prinzip dürfte vielen von OpenAIs ChatGPT bekannt vorkommen: Benutzer geben Eingaben als Prompts ein und erhalten vom Modell ein Ergebnis, wobei der Kontext der Unterhaltung berücksichtigt wird.
Helfer im Hintergrund: Die KI verspricht, Datenverarbeitung zu vereinfachen.
Das Potenzial dieses Tools zeigt sich in seiner Fähigkeit, Daten innerhalb von Sekunden zu analysieren und Diagramme, Pivot-Tabellen oder andere relevante Darstellungen automatisch zu erstellen.
Formelzauber: der Copilot rechnet vor
Eine zentrale Funktion von Copilot ist die automatische Formelgenerierung. Der KI-Assistent kann basierend auf einem Prompt direkt eine neue Spalte mit Formeln in die dynamische Tabelle einfügen. Dies erfolgt automatisch, ohne dass die Formeln manuell in die Spalte übertragen werden müssen.
So kann Copilot beispielsweise eine „Umsatz“-Spalte erstellen, indem er die „Verkaufsmenge“ und den „Preis“ multipliziert:
Anwendungsbeispiel: Copilot übenimmt lästige Formelaufgaben.
Auch anspruchsvollere Formeln in Bereichen wie Datum, Logik und Textverarbeitung sind keine Herausforderung für den Copilot. Zudem erkennt der KI-Assistent potenzielle Formelfehler, bietet passende Korrekturen an und schlägt alternative Methoden zur Verbesserung der Berechnungen vor.
Datenfunde mit dem Spürsinn eines Trüffelschweins
Der Copilot übernimmt eine zentrale Rolle bei der Datenanalyse. Er rechnet Daten durch, identifiziert Trends sowie Ausreißer und liefert Einblicke durch Pivot-Tabellen und Zusammenfassungen. Dies geschieht alles automatisch anhand von einfachen Aufforderungen wie: *„Mit welchem Kunden wurde der höchste Umsatz erzielt?“
Beispiel einer Anfrage, mit der schnell der umsatzstärkste Kunde gefunden wird.
Die Auswertungen werden als Pivot-Tabellen erstellt und in einem neuen Blatt eingefügt. Der große Vorteil von Copilot besteht darin, dass er nicht nur vorhandene Daten analysiert, sondern auch basierend auf den Ergebnissen Empfehlungen für weitere Analysen gibt. Diese Empfehlungen können die Erstellung neuer Diagramme, das Hinzufügen von Pivot-Auswertungen oder das Filtern spezifischer Datensätze umfassen.
Copilot als Datenmaler: taucht den Pinsel in Daten und streicht Trends und Muster
Ein weiterer wesentlicher Vorteil von Copilot ist seine Fähigkeit, ansprechende und informative Diagramme zu erstellen. Durch die Integration von natürlicher Sprache in den Prozess können Benutzer einfach eine Anweisung wie „Erstelle ein Balkendiagramm je Produkt nach Summe der Kosten“ eingeben und Copilot erstellt in Sekundenschnelle das gewünschte Diagramm:
Schnell umgewandelt: ein Balkendiagramm, das mit KI erstellt wurde.
Da die Diagrammerstellung auf Pivot-Diagrammen basiert, sind die verfügbaren Visualisierungstypen jedoch auf Standardgrafiken beschränkt. Darstellungen wie Kastengrafiken (Boxplots), Histogramme, Wasserfalldiagramme oder Treemaps können derzeit nicht erstellt werden.
Zu früh gestartet? Analyse von Grenzen und Fehlermeldungen
Obwohl Copilot in Excel vielversprechende Funktionen bietet, zeigt sich in der Praxis, dass häufig Fehlermeldungen auftreten, die die Benutzererfahrung beeinträchtigen. Meldungen wie „Leider habe ich im Moment Probleme beim Bearbeiten von Prompts“ oder „Es tut mir leid, aber ich kann diese Aufgabe nicht ausführen“ erscheinen erstaunlich oft bei simplen Anforderungen. Diese Probleme sind besonders frustrierend, da ähnliche Aufgaben bereits problemlos von LLMs wie ChatGPT (GPT-4o, GPT-o1), Claude 3.5 Sonnet oder Gemini Ultra bearbeitet werden können.
Ein weiterer Bereich, in dem Copilot Schwierigkeiten hat, ist die Spracheingabe, insbesondere in der deutschen Sprache. Während die Texteingabe zumeist recht zuverlässig funktioniert, kommt es bei der gesprochenen Interaktion häufig zu Missverständnissen oder ungenauen Ergebnissen.
Prompt Engineering: der Schlüssel für Mensch und Maschine
Oder sitzt das Problem etwa vor dem Bildschirm? Prompt Engineering beschreibt den Prozess, Texteingaben so zu gestalten, dass Copilot in Excel Problemstellungen präzise bearbeiten kann. Um die besten Ergebnisse zu erzielen, sollten Benutzer die Schaltfläche zum Eingabeaufforderungsleitfaden verwenden und ihre Fragen klar formulieren, indem sie möglichst viel Kontext bieten. Zudem ist es ratsam, die Daten strukturiert aufzubereiten und eindeutige Spaltenüberschriften zu verwenden. Das verbessert nicht nur die Genauigkeit der Ergebnisse des Copilot, sondern ermöglicht es der KI auch, komplexe Zusammenhänge schneller und effizienter zu erkennen.
Copilot und VBA: KI trifft auf Automatisierung
Einige Anwender mögen denken, dass sie das Erstellen von Pivot-Tabellen und Diagrammen selbst erledigen können und dafür keinen Copilot benötigen. Doch wenn es um die VBA-Programmierung geht, zeigt sich oft die Tiefe von Excel-Kenntnissen. Hier brilliert Copilot, da KI und große Sprachmodelle (LLMs) hervorragend Code schreiben können.
Wenn Nutzer beispielsweise verlangen, „ein VBA-Skript zu schreiben, um die Spaltenbreite über eine Inputbox anzupassen“, erledigt Copilot dies im Handumdrehen. Da auch andere LLMs im Codieren versiert sind, könnte eine direkte Integration in Excel als Differenzierungsmerkmal hervorgehoben werden, bei dem VBA-Code automatisch in neue Module im Visual Basic Editor eingefügt wird. Dies würde die Benutzerfreundlichkeit erhöhen und den Automatisierungsprozess weiter optimieren.
Zukunftsmusik: Copilot und Multimodalität, ML-Modelle, BI und DAX?
Es steht zu vermuten, dass Copilot sich derzeit noch in den Kinderschuhen befindet und viele der leistungsstarken Features in weiter Ferne liegen. Wünschenswert wäre eine Multimodalität, ähnlich wie sie in GPT-4o zu finden ist, oder eine integrierte Reflexion wie bei GPT-o1.
Zusätzlich könnte Copilot als wertvoller Assistent in BI-Projekten mit Power Query und Power Pivot fungieren. Die Fähigkeit, DAX-Code automatisiert zu generieren und als Measures direkt zu implementieren, würde den Workflow der Datenanalyse deutlich vereinfachen.
Nicht zuletzt könnte die jüngste Integration von Python in Excel in Kombination mit Copilot das Trainieren von ML-Modellen revolutionieren. Nutzer ohne Programmierkenntnisse könnten so fortgeschrittene Modelle trainieren, indem sie einfache, menschliche Befehle verwenden und Excel-Daten nutzen.
Stolperstein Datenschutz: die zentrale Herausforderung für Unternehmen?
Ein entscheidendes Hindernis bei der Integration von Copilot in Unternehmen ist die Unsicherheit bezüglich des Datenschutzes. Entscheider vieler Unternehmen sind besorgt darüber, was mit ihren Daten geschieht, insbesondere wenn Excel-Tabellen auf OneDrive gespeichert sind. Diese Bedenken können dazu führen, dass Unternehmen zögern, Copilot in ihre bestehenden Prozesse zu integrieren, da sie sicherstellen müssen, dass sensible Daten nicht unbefugt verwendet oder weitergegeben werden.
Die Klärung dieser Fragen ist entscheidend, um das Vertrauen der Unternehmen in die Nutzung von Copilot zu stärken. Es bedarf transparenter Richtlinien und Sicherheitsmaßnahmen, um zu garantieren, dass Unternehmensdaten geschützt sind und nicht für Zwecke verwendet werden, die den internen Datenschutzrichtlinien widersprechen. Nur so kann Copilot sein volles Potenzial entfalten und Unternehmen bei der effizienten Datenverarbeitung unterstützen, ohne dabei in Konflikt mit datenschutzrechtlichen Anforderungen zu geraten.
Stellt der Copilot die Datenanalyse auf den Kopf?
Der Microsoft Copilot in Excel verändert grundlegend, wie Daten verarbeitet und analysiert werden, indem er eine KI-gestützte Assistenz einführt. Trotz seiner vielversprechenden Möglichkeiten stehen jedoch Herausforderungen wie Fehlermeldungen, unzureichende Sprachunterstützung und Datenschutzbedenken im Raum.
Eine verbesserte Nutzererfahrung könnte durch präzises Prompt Engineering erreicht werden. Zukünftig könnte der Copilot nicht nur bei der Automatisierung von Aufgaben helfen, sondern auch als wertvolles Werkzeug für komplexe Datenanalysen und maschinelles Lernen dienen. Damit das Tool sein volles Potenzial auszuschöpfen, sind klare Richtlinien und Sicherheitsmaßnahmen erforderlich, auch um das Vertrauen der Unternehmen zu gewinnen.
Über den Autor: Fabio Basler
Fabio Basler ist ein begeisterter Trainer für Datenwissenschaft. Seine Kenntnisse erstrecken sich von Excel, Power BI und SQL über die Programmierung in Python und R bis hin zu modernen Themen der Data Science, des Machine Learnings und der Künstlichen Intelligenz. Durch seine Videokurse und Seminare vermittelt er Menschen gezielt die Fähigkeiten, die sie benötigen, um ihre Datenkompetenzen zu stärken. Mit einem praxisorientierten Ansatz zeigt er, wie Daten effektiv genutzt werden können, um fundierte Entscheidungen zu treffen und innovative Lösungen zu entwickeln.